Archivo Histórico
La archivística estableció en 1934 una clasificación de las etapas que siguen todos los fondos documentales, cuya idea principales es que los documentos tienen una vida similar a la de un organismo biológico: nacen (fase de creación), viven (frase de mantenimiento y uso) y mueren (fase de conservación). Heredia, adaptando este esquema a la situación archivística española, los redujo unicamente a dos etapas, que coincidirían con dos tipos de archivos: administrativos e históricos. Estas dos etapas y tipos fundamentales son:
- Archivo administrativo: Debe permanecer bajo el control de la administración que lo genera. Su función es servir de apoyo al productor del documento para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficacia de gestión, y de servicio informativo al ciudadano. Puede estar localizado en un primer momento en las oficinas pero, una vez cerrados y resueltos los expedientes, deberían ser transladado a un archivo central administrativo, bajo la supervisión también de su directo productor.
- Archivo histórico: Guardaría toda la documentación que, por su antigüedad, ya no tiene valor administrativo, pero que debe conservarse indefinidamente, debe poder ser transmitido a las futuras generaciones. Puede ser gestionado por un servicio o institución diferente al que lo originó. Sus funciones son sobre todo la conservación de los fondos, el apoyo a la investigación y la difusión cultural.
La legislación española ha recogido constantemente esta distinción, convirtiendo la clasificación por etapas en una clasificación por tipos de archivos con su propia normativa. La Administración del Estado distingue entre los archivos administrativos generados por los diferentes servicios y los Archivos Históricos Provinciales, donde debe acabar toda la documentación una vez halla perdido su valor administrativo . El gobierno de Aragón, introduciendo la figura del archivo intermedio, distingue tres etapas: Oficinas de los servicios, el Archivo de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón (con la finalidad de recoger, conservar, organizar y poner al servicio de la Administración y de los administrados la documentación generada por aquélla) y el Archivo General de Aragón / Archivos Históricos Provinciales (que actuarían de archivos históricos).
El problema surge cuando descendemos de nivel y buscamos las reglamentaciones que afectan a los archivos municipales y privados. La Ley de Archivos de Aragón establecía que los archivos municipales formaban parte del Sistema de Archivos de Aragón, mientras que los privados podrían formar parte si reciben subvenciones, si son de interés manifiesto y se declaran por iniciativa de la administración o si lo desean sus propietarios . Todos los archivos integrantes del Sistema deben mantener unos criterios técnicos para la catalogación y unas obligaciones determinadas en cuanto a fomento de la investigación y difusión cultural. En el caso de los archivos privados, un reglamento posterior determinaba los criterios para incluirlos o no en el Censo del Patrimonio Documental de Aragón, regulando la transmisión de estos documentos y el derecho de tanteo de la administración .
Mientras la administración estatal y autonómica distinguen entre archivos administrativos e históricos, la legislación no hace la misma distinción en la administración municipal (mucho menos aún en la privada), obligando a que esta última institución regule por su cuenta las funciones de sus propios archivos (distinguiendo, si quieren, entre archivos administrativos e históricos), contraten al personal necesario para su catalogación y conservación y, por supuesto, apoyen la investigación y difusión, eso sí, con la promesa de una colaboración no especificada del Gobierno de Aragón.
El resultado de esta legislación archivística aragonesa, a todas luces parca de reglamentación y muy austera en el tema de la financiación, es una fractura irremediable entre el funcionamiento y financiación de las administraciones centrales y autonómicas, con sus problemas más o menos solucionados, y una red de pequeños y medianos archivos locales y privados que, además de contar con escaso o nulo presupuesto, tienen completa autonomía y responsabilidad en la gestión de sus archivos.
Archivos de la administración central y autonómica
Aplicando la reglamentación vigente, todos los archivos de la administración central y autonómica generados en el valle del Jiloca tienen el carácter de archivos administrativos, con la obligación de depositar sus fondos más antiguos en el Archivo Histórico Provincial de Teruel y Zaragoza. Estos son los casos de los archivos dependientes de la Administración Central, como los Juzgados de Primera Instancia y los Registros de la Propiedad de Calamocha, Daroca y Calatayud. También afectaría a los servicios periféricos que el Gobierno de Aragón posee en Calatayud, Daroca, Calamocha y Monreal del Campo (aunque estos últimos los depositarían en primera instancia en los archivos intermedios de los servicios provinciales).
Tampoco podemos olvidar que hasta la Constitución de 1978 y la descentralización autonómica era el Archivo Histórico Nacional en Madrid la cabeza visible del sistema de archivos españoles, por lo que fueron depositados algunos fondos del valle del Jiloca.
Archivos de Protocolos Notariales
Constituyen una excepción en la legislación nacional, pues se regulan por su propia normativa. La Ley General del notariado de 1869 establecía de forma obligatoria la constitución de un Archivo General de Protocolos en cada Distrito Judicial, que se formó con los protocolos generales de mas de 25 años. Cuando tuvieran más de 100 años deberían ser transferidos a un archivo histórico que, en principio, deberían ser los Archivos Históricos Provinciales. Este planteamiento no se ha cumplido, pues los colegios notariales y los propios notorios archiveros decidieron modificarlo, convirtiendo al archivo notarial de Calatayud, Daroca y Calamocha, al igual que otros casos en Aragón, en un Archivo General e Histórico, guardando todos los protocolos notariales producidos en la comarca.
- Archivo Notarial de Calatayud
- Archivo Notarial de Daroca
- Archivo Notarial de Calamocha
- Archivo Notarial de Montalbán
Archivos eclesiásticos
La iglesia católica, propietaria de ricos fondos documentales, reguló hace muchos años la organización de sus diferentes archivos, considerando a los parroquiales como administrativos, y obligando en 1979 a que todos los fondos más antiguos fueran depositados en los Archivos Diocesanos, que adquiría de este modo el carácter de archivo histórico. Cada parroquia mantuvo en sus localidades los fondos de uso actual pero, en los últimos años, a causa de la disminución del número de párrocos, se han creado algunos archivos intermedios, en donde se concentran los fondos administrativos de varias localidades gestionadas por un mismo párroco.
La aplicación de estos criterios no se llevó a rajatabla en el valle del Jiloca, pues algunos párrocos retuvieron los fondos históricos en sus respectivas parroquias, donde continuan en la actualidad (son los casos de Allueva, Blancas, Bueña, Calamocha, Caminreal, El Colladico, Corbatón, Loscos, Mezquita de Loscos, Monforte de Moyuela, Monreal del Campo, Navarrete del Río, Ojos Negros, Piedrahita, Pozuel del Campo, Rubielos de la Cérida, Santa Cruz de Nogueras, Valverde y Villar del Salz.)
- Archivo Diocesano de Zaragoza
- Archivo Diocesano de Teruel
- Archivo de la Colegiata de los Corporales de Daroca
Archivos municipales
Los Ayuntamiento, muchos de ellos con una población de menos de 200 habitantes, tienen que mantener a sus costas un archivo de tipo administrativo e histórico, con las funciones que le son propias a estas tipologías (conservación, restauración, apoyo a la investigación y difusión, etc.). Pero además, por su propia evolución histórica, tienen que guardar los fondos de los Juzgados de Paz y, en los últimos años, han tenido que aceptar en depósito los fondos de las Cámaras Agrarias Locales .
Dadas las limitaciones presupuestarias de los municipios, la financiación destinada a los archivos es prácticamente nula, por lo que se ven completamente impotentes para ejercer sus competencias. Muchos fondos están abandonados, con peligro de destrucción, y son muy pocos los catalogados. Las funciones de apoyo a la investigación y difusión cultural son inexistentes. La gestión del archivo recae en los secretarios municipales, a quienes hay que dirigirse para poder consultar los fondos. El acceso es muy limitado, lo primero por falta de catalogación, pero también por falta de disponibilidad, ya que la mayor parte de los municipios tienen agrupaciones de secretarias y carecen de personal estable.
Los archivos municipales mejor dotados actualmente son los siguientes:
Archivos particulares
Finalmente, la situación de los archivos particulares es muy peculiar, ya que la mayoría pertenecen a Asociaciones y Fundaciones en funcionamiento, que los utilizan como archivos de gestión. Son muy pocos los que superan los 100 años de antigüedad necesarios para considerarlos archivos históricos (exceptuando los archivos familiares de Mateo-Liñán y Martín, algunas cofradías y las Sociedades de montes, y menos, por no decir ninguno, los que están incluidos en el Censo del Patrimonio Documental de Aragón.
Conclusiones
La organización archivística del valle del Jiloca, con numerosos archivos administrativos e históricos, incluyendo los particulares, es a todas luces desproporcionada, incapaz de cumplir las más mínimas exigencias de conservación y difusión de nuestro patrimonio documental. Todavía lo es en mayor grado si tenemos en cuenta las deficiencias en infraestructuras y personal especializado, pues solamente hay dos archivos, los de Calatayud y Calamocha, construido ex profeso para la conservación de la documentación y con personal contratado para su gestión. En el caso de Calatayud se han iniciado campañas para digitalizar los fondos más antiguos. El resto de los archivos carecen de una mínima gestión y se limitan a cubrir sus objetivos como mejor pueden, lo que nunca es suficiente.